Wann ist eine E-Mail eigentlich angekommen?
Viele werden es aus dem beruflichen oder privaten Umfeld sicherlich kennen: Sie senden eine E-Mail und erhalten keine Antwort. Auf Nachfragen wird Ihnen dann ggf. mitgeteilt, dass die E-Mail nicht angekommen oder über Tage/Wochen im SPAM Ordner lag und Sie deswegen bislang keine Antwort erhalten haben.
Aus meiner privaten Erfahrung heraus kann ich Ihnen sagen, dass sogar eine automatische Antwort mit einer Eingangsbestätigung Ihnen keine Garantie darüber gibt, dass die Mail auch angekommen ist und bearbeitet wird.
Doch was bedeutet das eigentlich rechtlich?
Bei einem Brief kennen wir alle das Einschreiben mit Rückantwort. Dort muss der Empfänger auf einer separaten Karte den Empfang bestätigen und diese wird an den Absender zurückgesendet. Dadurch haben Sie eine sichere Bestätigung des Erhalts.
Bei E-Mails gibt es so etwas wie eine Lesebestätigung. Diese beantworten aber die wenigsten User. Hilft Ihnen daher auch nicht weiter.
Aber was gilt denn nun?
Der Bundesgerichtshof hat sich in einem Urteil zu dem Thema geäußert und deutliche Richtung gezeigt:
„Wird eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr innerhalb der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver der Empfängers aufbereitet und zur Verfügung gestellt, ist sie dem Empfänger grundsätzlich in diesem Zeitpunkt zugegangen. Dass die E-Mail tatsächlich abgerufen und zur Kenntnis genommen wird, ist für den Zugang nicht erforderlich“
WICHTIG: Für Sie als Unternehmen bedeutet das:
Sie müssen aktiv Ihren SPAM-Filter und Ihre System-Postfächer im Auge behalten. Auch eine E-Mail im SPAM wurde von Ihrem Server angenommen – sonst wäre Sie ja nicht im SPAM-Ordner 🙂
Unsere Handlungsempfehlungen:
- Prüfen Sie Ihre System-Postfacher wie Info@…, sales@…, Datenschutz@… usw. Diese müssen regelmäßig abgerufen werden
- Schauen Sie regelmäßig in Ihre SPAM-Quarantäne
- Wir tendieren dazu, SPAM direkt abzuwehren und keine SPAM-Quarantäne zuzulassen. Somit nehmen Sie die E-Mail gar nicht erst an.
Sie sehen, so wichtig wie es für den Versender zu wissen ist ob eine Mail angekommen ist, genauso wichtig ist es für den Empfänger dafür zu sorgen, dass die empfangene E-Mail wahrgenommen wird, um überhaupt in die Möglichkeit der Bearbeitung zu kommen.
Angegebenes Urteil: (VII ZR 895/21 https://juris.bundesgerichtshof.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Gericht=bgh&Art=en&az=VII%20ZR%20895/21&nr=131581)