Wenn in einem Unternehmen neue Mitarbeiter eingestellt werden, so ist nicht nur die Personalabteilung, sondern auch die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung gefragt – zumindest dann, wenn die Mitarbeiter für ihren Arbeitsbereich IT benötigen.
In früheren Beiträgen haben wir bereits auf die Notwendigkeit hingewiesen, dass alle Mitarbeiter einen eigener Zugang zur IT und eine eigene E-Mail-Adresse benötigen. Mit diesem Zugang werden ebenfalls die Rechte und Rollen in der IT bestimmt und es wird festgelegt, auf welche Laufwerke und Software-Systeme die jeweiligen Mitarbeiter Zugriff haben.
Dies sollte nach einem vorab festgelegten Verfahren ablaufen, in einem entsprechenden Prozess beschrieben sein und berücksichtigen, was die entsprechenden Mitarbeiter benötigen und was nicht (Need-to-know-Grundsatz).
Wir empfehlen an dieser Stelle immer eine gesamte Dokumentation darüber, wann der Mitarbeiter welche Rechte erhalten hat. Dieser Prozess beginnt bei der Einstellung und kann sich über die verschiedenen Phasen der Beschäftigung durchaus auch ändern. Wichtig ist, dass Sie als Unternehmen nachvollziehen können welche Mitarbeiter auf welche Systeme und in welcher Art und Weise Zugriff hat. Nur so können im Falle einer Kündigung korrekt und schnellstmöglich alle Rechte entzogen werden.
Jeder Mitarbeiter durchläuft also 3 Phasen.
- Onboarding
- Aktive Beschäftigung
- Offboarding
Unter TIPP:
- Erstellen Sie sich eine Onboarding Vorlage mit allen wichtigen Informationen zur IT.
- Füllen Sie diese für die jeweiligen Personen aus und lassen Sie diese von einer berechtigten Person unterschreiben (Chef oder Vorgesetzter)
- Leiten Sie dieses Dokument an die IT weiter, denn damit erhält die IT klare Anweisungen über die entsprechenden Befugnisse der Mitarbeiter.
- Dokumentieren Sie laufende Anpassungen und Änderungen.
- Nutzen Sie das Dokument ebenfalls als Checkliste zum Offboarding.
- Der IT-Abteilung raten wir davon ab Aufträge oder Änderungen mündlich anzunehmen, sondern immer nur schriftlich dokumentiert und unterzeichnet durch die Vorgesetzten. Denn eine IT-Abteilung verwaltet, die Entscheidungsbefugnis liegt immer in der Geschäftsführung.
Nutzen Sie gerne unsere Vorlage unter: https://qs-kornmann.de/download/