28.02.2022 Backup vs. Archivierung.
Diese 2 Begriffe werden oft vermischt und leider auch häufig falsch interpretiert.
Aus der Sicht eines Mitarbeiters ist ein Backup eine Datensicherung, also eine Sicherung aller Daten. Wer hat nicht schon einmal aus Versehen eine Datei gelöscht und panisch in der IT –Abteilung angerufen? Der hoch gefeierte Mitarbeiter konnte dann innerhalb weniger Minuten diese verloren geglaubte Information wieder „herbeizaubern“.
In der Regel zielen aber Backup-Systeme darauf aus, die Daten und Programme im Falle eines Defektes wieder schnell ins Laufen zu bekommen. Da es im Falle eines Defekts darauf ankommt, schnell die aktuellsten Daten wieder verwenden zu können, speichert man in einem Backup in der Regel keine Daten, die älter als 8 Wochen sind.
Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssten die letzen 8 Wochen in Ihrem System nacharbeiten. Um Ihnen dies einfach zu erklären, stellen wir uns ein Beispiel anhand eines Ordners vor:
Ihre IT-Abteilung hat 8 Ordner (= 8 Wochen). Für jede Woche wird der Inhalt des Servers in einen Ordner gelegt– Ordner 1 bis 8.
In Woche 9 beginnt man von vorne, nimmt Ordner 1, löscht den Inhalt und legt dort den Inhalt aus Woche 9 rein. In Woche 10 wird Ordner 2 neu bestückt, in Woche 11 Ordner 3 usw…
Das ist ein super System und funktioniert gut wenn Sie heute eine Datei löschen und Ihre IT-Abteilung diese wieder aus dem Ordner herausholen kann.
Aber was passiert wenn Sie in Woche 2 eine Datei löschen und es erst in der Woche 11 bemerken? Richtig, Sie ist nicht mehr vorhanden. Diese Datei ist nicht mehr Teil der Ordner, da Sie in unserem Beispiel regelmäßig den Inhalt austauschen.
Aus diesem Grund ist ein solches Backupkonzept nicht geeignet die Verfügbarkeit von Daten sicherzustellen und es ist auch nicht geeignet, die Anforderungen aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen. Als Faustregel gilt: Firmenrelevante Informationen müssen für einen Zeitraum von 7 – 10 Jahren vor Verlust geschützt sein.
Genau dies verlangt in der Regel ein anderes Konzept als oben beschrieben. Sie müssen daher archivieren. Wie Sie das tun, ist Ihnen überlassen. Es gibt entsprechende Software Dokumenten Management Systeme, welche mit allen Daten gefüllt werden, es gibt Backupkonzepte, welche die Archivierung entsprechend sicherstellen (in der Regel Bandsicherungen mit Wochen-, Monats– und Jahresbändern) und es gibt die Möglichkeit Daten, also Informationen auf Dateiebene, wie PDF, WORD, EXCEL, parallel zum oben beschriebenen Backupkonzept in eine NAS zu kopieren, die Ihnen die Möglichkeit einer Archivierung bietet.
Für was auch immer Sie sich entscheiden, bitte beachten Sie folgende Tipps:
- Prüfen Sie Ihr aktuelles Backupkonzept
- Definieren Sie welche Daten aufbewahrt werden müssen und sollen
- Arbeiten Sie eine Archivlösung aus
- Da die Verarbeitung digitaler und Papier weniger wird, setzen Sie sich bitte mit dem Thema auseinander.
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