Zum Thema Technik schauen wir uns heute ein recht langweiliges und analoges Gerät an: den Aktenvernichter.
Bei der Thematik des Datenschutzes denken viele erst direkt an PC und IT – was jedoch einige vergessen ist, dass auch auf analogen Medien, sprich auf Papier, personenbezogene Daten geschrieben und somit gespeichert werden.
Daher müssen auch bei der Entsorgung dieser Daten ein paar Regeln beachtet werden.
Einen Lebenslauf oder eine Gehaltsabrechnung einfach in den Papierkorb werfen, ist keine gute Idee. In meinen Schulungen erzähle ich oft das Beispiel von Dokumenten, die auf der Tonne oben aufliegen und ein starker Wind dazu führen kann, das diese Daten in andere Hände gelangen und dies einen meldepflichtigen Datenschutzvorfall darstellen kann.
Kurzum, haben Sie Papier mit personenbezogenen Daten, werfen Sie dies nicht einfach in die Tonne, sondern sorgen Sie dafür, dass diese Informationen so vernichtet werden, dass sie niemand mehr lesen bzw. wiederherstellen kann.
Hier ist die Lösung einfach und auch relativ kostengünstig, man schreddert solche Informationen mit einem Papierschredder.
Diese gibt es massenhaft auf dem Markt und wenn man einige kleine Dinge beim Kauf beachtet, ist man auf der sicheren Seite.
Auch hier greift wieder eine Norm (wie sollte es auch sonst sein) und zwar die DIN-66399.
Laut dieser Norm sollten müssen Schredder die Klasse P-4 erfüllen um eine sichere Entsorgung zu gewährleisten. Diese Schredder erzeugen Schnipsel in der Größe von ca. 4x40mm. Alles was größer ist gewährleistet keine sichere Vernichtung von Daten.
Prüfen Sie also ihren Schredder und gönnen Sie sich ggf. ein Upgrade.
Und beachten Sie:
Ein Schredder gehört auch in jedes Homeoffice. Als Alternative können Sie auch ein Unternehmen beauftragen, Ihnen eine extra Datenschutztonne zur Verfügung zu stellen, dieses Unternehmen übernimmt dann auch die Entsorgung für Sie.
Und wer glaubt, Papier würde kaum noch verwendet werden – ist doch alles digital!?
Weit gefehlt, schauen Sie mal auf Ihren Schreibtisch oder die Arbeitsplätze Ihrer Kolleg:innen –Papiere mit personenbezogenen Daten tummeln sich noch überall – und seien es nur kleine Notizzettel.