21.02.2022 Wann hatten Sie das letzte Mal Kontakt zu Ihrem Auftragsverarbeiter?
Zu Start der DSGVO war der AV-Vertrag in aller Munde und es wurden Verträge „munter drauf los“ abgeschlossen. Leider bemerken wir immer wieder, dass diese Verträge in Ordnern und Schubladen verschwunden sind und keine Beachtung mehr finden. Wir empfehlen jedem Unternehmen diese Verträge regelmäßig zu prüfen. Denn schließt man als verantwortliche Person einen AV Vertrag mit einem Auftragsverarbeiter, so ist man auch verantwortlich regelmäßig zu prüfen ob die vertraglich zugesicherten Parameter auch korrekt umgesetzt werden. Dies wird in der DSGVO in Artikel 28 Abs 1 geregelt. Die DSGVO und die Aufsichtsbehörden definieren an dieser Stelle allerdings keinen Zeitraum. Als Faustregel kann man aber festhalten, je kritischer die Verarbeitung ist, desto öfter muss diese kontrolliert werden. Längere Abstände von mehr als 2 Jahren sollten gut begründet sein.
Wir erachten einen Intervall von 1,5 – 2 Jahren als sinnvoll. Bei einem Blick in den AV-Vertrag wird Ihnen auffallen, dass diese regelmäßigen Kontrollen meist sogar vertraglich geregelt sind und Sie das Recht haben, sich Vor Ort bei Ihrem Auftragsverarbeiter davon zu überzeugen, dass die technisch und organisatorischen Maßnahmen eingehalten werden. Alternativ kann dies aber auch durch einen Prüfbericht oder einer Checkliste erfolgen. An dieser Stelle möchten wir anmerken, dass eine Muster Checkliste welche aus dem Internet geladen und 1:1 an Ihren Auftragsverarbeiter gesendet wird, nie zu 100% passen kann.
Auch ist eine Checkliste nur bedingt als Nachweis zu sehen, denn es geht darum nachzuweisen, dass die beschriebenen Maßnahmen vollumfänglich umgesetzt wurden. Wir haben uns aktuell mit diesem Thema auseinander gesetzt und für unsere Kunden entsprechende Dokumente erstellt. Vor Ort Termine sind in der aktuellen Pandemie meist nicht durchführbar und häufig sind diese ohnehin nur sehr schwer mit einigen Auftragsverarbeitern zu vereinbaren. Daher haben wir Dokumente erstellt, die einen Kompromiss zwischen Anfragen und Nachweisen darstellen und somit einen geeigneten Überblick über die verschiedenen Parameter geben.
Hierzu bekommen unsere Kunden Anfang März eine E-Mail. Empfänger des Newsletters, welche ebenfalls Unterstützung bei diesem Thema benötigen, bieten wir gerne unsere Hilfe an.