In vielen Organisationen existieren zwei Welten: das operative Tagesgeschäft und das Qualitätsmanagementsystem (QM-System), das Vorschriften und Prozesse definiert. Während die Mitarbeiter im Tagesgeschäft ihre täglichen Aufgaben erledigen, ist das QM-System eher theoretisch und legt fest, wie diese Aufgaben idealerweise ablaufen sollten. Diese beiden Systeme stehen oft nebeneinander, ohne wirklich miteinander zu kommunizieren. Die Folge ist, dass wichtige Informationen nicht dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Einmal im Jahr werden die Abteilungsleiter, die im QM-System als Prozessverantwortliche bezeichnet werden, dazu aufgefordert, die bestehenden Verfahren und Anweisungen zu überprüfen. Diese Aufforderung kommt meist vom Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB), wird jedoch im Alltagsgeschäft häufig übersehen. Die Systeme laufen weiter nebeneinander her, ohne dass echte Anpassungen vorgenommen werden. Diese Trennung wird besonders bei Zertifizierungsaudits deutlich, wenn externe Auditoren Fragen zum QM-System stellen und der QMB einspringen muss, um Antworten zu liefern.
Ein einheitliches Managementsystem schaffen
Anstatt zwei getrennte Systeme zu pflegen, wäre es sinnvoll, das „So-machen-wir-das-System“ zu optimieren und es nahtlos in die Anforderungen des QM-Systems zu integrieren. Dies erfordert eine klare, einfache Sprache, die alle Mitarbeiter verstehen, und die Bereitschaft, das QM-System so zu gestalten, dass es die Bedürfnisse des realen Arbeitsalltags widerspiegelt. Auch die Erfolgskriterien und Kennzahlen sollten in beiden Systemen übereinstimmen, um eine konsistente und effiziente Arbeitsweise zu gewährleisten.
Fazit:
Zwei getrennte Systeme bedeuten oft doppelte Arbeit und Missverständnisse. Ein integriertes Managementsystem, das sowohl das „So-machen-wir-das-System“ als auch QM-Anforderungen erfüllt, ist der Schlüssel zu mehr Effizienz und besserer Kommunikation in der gesamten Organisation.
Unsere Empfehlung:
- Systeme zusammenführen: Setzen Sie auf ein integriertes Managementsystem, das die Realität abbildet und nicht für das Zertifikat erstellt wurde.
- Klare Kommunikation: Verwenden Sie einfache und klare Begriffe, die im gesamten Unternehmen verstanden werden.
- Zielharmonisierung: Gleichen Sie die Kennzahlen und Ziele beider Systeme ab, um eine einheitliche Ausrichtung zu gewährleisten.
- Veränderungen fördern: Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der kontinuierliche Verbesserungen begrüßt und aktiv unterstützt werden.