Unterschriften als JPG oder wie?

Elektronische Unterschriften und digitale Signaturen bieten viele Vorteile gegenüber traditionellen handschriftlichen Unterschriften. Doch wann und unter welchen Bedingungen sind sie tatsächlich gleichwertig? weiterlesen…

13 Januar 2025

Elektronische Unterschriften und digitale Signaturen werden zunehmend als gleichwertig zu handschriftlichen Unterschriften anerkannt. Der Grad der Verbindlichkeit hängt jedoch von der Art des Dokuments ab, das unterzeichnet werden soll. Besonders in regulierten Branchen, wie der Medizinprodukteindustrie, spielen die Anforderungen an Unterschriften eine zentrale Rolle.

1. Wann ist eine Unterschrift erforderlich?

In vielen Bereichen, sind Unterschriften ein wesentlicher Bestandteil der Dokumentation. Beispielsweise fordert die MDR Unterschriften für die EU-Konformitätserklärung und bei der Beantragung von Konformitätsbewertungen. Auch die ISO 13485 verlangt, dass Dokumente bewertet und genehmigt werden, um ihre Angemessenheit sicherzustellen. Diese Anforderungen erfordern eine eindeutige Zuordnung von Dokumenten zu Personen, was traditionell durch eine handschriftliche Unterschrift erfolgt. Elektronische Unterschriften bieten hier jedoch eine moderne Alternative, die ebenfalls die Nachverfolgbarkeit und Verbindlichkeit gewährleisten kann.

2. Elektronische Unterschriften: Wann und wie sind sie zulässig?

Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigt der Druck auf Unternehmen, von Papierdokumenten auf elektronische Formate umzusteigen. Elektronische Unterschriften können in vielen Fällen die handschriftliche Unterschrift ersetzen, solange sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Einführung elektronischer Unterschriften sollte sorgfältig geplant und in das bestehende Qualitätsmanagementsystem integriert werden, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt sind.

3. Welche Typen von elektronischen Unterschriften gibt es?

Die EU-Verordnung eIDAS unterscheidet zwischen drei Typen von elektronischen Unterschriften: der einfachen elektronischen Signatur, der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur. Jede dieser Signaturarten bietet unterschiedliche Sicherheitsniveaus. Während einfache elektronische Signaturen für weniger kritische Anwendungen ausreichen können, sind für besonders sensible Dokumente, wie Konformitätserklärungen, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen erforderlich.

4. Digitale Signaturen: Technische Umsetzung und Sicherheit

Digitale Signaturen basieren auf kryptografischen Methoden und bieten ein hohes Maß an Sicherheit. Sie gewährleisten nicht nur die Integrität des Dokuments, sondern auch die Authentizität des Unterzeichners. In der Praxis wird aus dem Dokument ein Hashwert erstellt, der anschließend mit einem privaten Schlüssel des Unterzeichners signiert wird. Diese Methode stellt sicher, dass jede nachträgliche Änderung am Dokument erkannt wird. Öffentliche Schlüssel und Zertifikate, die von vertrauenswürdigen Zertifizierungsstellen ausgestellt werden, ermöglichen es dem Empfänger, die Signatur zu überprüfen.

 

Fazit:

Elektronische und digitale Unterschriften bieten Unternehmen eine moderne und sichere Möglichkeit, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Dokumente verbindlich zu unterzeichnen. Dabei sollte der Einsatz dieser Unterschriftenarten stets risikobasiert erfolgen. Für hochkritische Dokumente empfiehlt sich die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen, während für weniger kritische Dokumente fortgeschrittene Signaturen ausreichend sind. Eine Unterschrift welche als Bild in ein Dokument kopiert wurde, stellt keine Anforderung sicher und ist nicht rechtsgültig.

 

Unsere Empfehlung:

  • Überprüfen Sie Ihre Dokumentationsprozesse: Stellen Sie sicher, dass elektronische Unterschriften dort eingesetzt werden, wo es sinnvoll und rechtlich zulässig ist.
  • Wählen Sie die richtige Signaturart: Passen Sie den Sicherheitsgrad der Signatur an die Kritikalität des Dokuments an.
  • Integrieren Sie elektronische Signaturen in Ihr QM-System: Sorgen Sie dafür, dass die Verwendung elektronischer Signaturen in Ihrem Qualitätsmanagementsystem fest verankert ist und regelmäßig überprüft wird.
  • Schulen Sie Ihr Team: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den korrekten Einsatz und die rechtlichen Rahmenbedingungen elektronischer Unterschriften.