Die Urlaubszeit steht vor der Tür und wir alle freuen uns auf erholsame Tage fernab des Arbeitsalltags. Damit Sie Ihren Urlaub in vollen Zügen genießen können und bei Ihrer Rückkehr keine unangenehmen Überraschungen erleben, möchten wir Ihnen einige Datenschutz-Hinweise geben. Mit ein paar einfachen Vorbereitungen können Sie sicherstellen, dass Ihr Urlaubsgefühl auch nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz erhalten bleibt.
In diesem Blogartikel finden Sie eine Liste von DOs and DON’Ts, die Ihnen helfen, Ihre Rückkehr in den Arbeitsalltag stressfrei zu gestalten.
- Regelung der Vertretung: Es ist wichtig, vor Ihrem Urlaub eine klare Vertretungsregelung zu treffen und sich rechtzeitig abzustimmen. Selbst im Urlaub werden Fragen auftauchen, die bearbeitet werden müssen, und eine gut organisierte Vertretung stellt sicher, dass das Unternehmen reibungslos weiterläuft.
- Vorbereitung vor dem Urlaub: Erstellen Sie rechtzeitig vor Ihrem Urlaub eine To-Do-Liste, um wichtige Aufgaben zu identifizieren, die vor Ihrer Abwesenheit erledigt werden müssen, sowie solche, die während Ihres Urlaubs anfallen könnten. Eine organisierte Vorbereitung ermöglicht es Ihrer Vertretung, Sie optimal zu vertreten, und verhindert einen überwältigenden Berg unerledigter Arbeit bei Ihrer Rückkehr.
- Vermeidung der Weitergabe von Passwörtern: Passwörter sind persönlich und sollten niemals weitergegeben werden. Achten Sie darauf, dass Ihre Zugangsdaten geschützt bleiben, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.
- Nutzung des Abwesenheitsagenten in E-Mail-Programmen: Stellen Sie sicher, dass Sie den Abwesenheitsagenten in Ihrem E-Mail-Programm aktivieren und dort einen Ansprechpartner für dringende Angelegenheiten angeben, an den sich die Absender wenden können. E-Mails sollten nicht automatisch weitergeleitet werden, um die Vertraulichkeit zu wahren.
- Klärung von Rechten und Zugriffen: Stimmen Sie sich vor Ihrem Urlaub mit Ihren Kollegen ab, insbesondere wenn es um Lese– und Schreibrechte geht. Testen Sie gegebenenfalls die Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass Ihre Vertretung alle erforderlichen Informationen zur Verfügung hat.
- Erreichbarkeit durch Weiterleitung des Telefons: Richten Sie eine Weiterleitung für Ihr Telefon ein, auch auf Ihr Firmenhandy. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Telefon nicht unbesetzt ist und während Ihrer Abwesenheit Ihre Vertretung erreicht werden kann.
- Klärung der Nutzung von mobiler IT im Ausland: Klären Sie im Voraus mit Ihrem Unternehmen die Zulässigkeit der Nutzung mobiler IT-Geräte im Ausland. Während die Nutzung im Home Office oft erlaubt ist, können in einigen Fällen Beschränkungen für die Nutzung im Ausland gelten.
- Sicherer Umgang mit Schlüsseln und Zugangskarten: Eine der einfachsten Maßnahmen, die Sie vor Ihrem Urlaub ergreifen können, ist das Sichern Ihrer Schlüssel und Zugangskarten. Lassen Sie Ihre Schlüssel nicht am Schlüsselbund hängen und nehmen Sie keine Karten im Geldbeutel mit in den Urlaub. Verwahren Sie sie stattdessen sicher zu Hause, um das Risiko von Verlust oder Diebstahl zu minimieren.
- Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und schützen Sie vertrauliche Dokumente: Bevor Sie in den Urlaub gehen, nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Schließen Sie vertrauliche Dokumente mit sensiblen Daten weg und geben Sie neugierigen Blicken keine Chance. Ein aufgeräumter Schreibtisch bei Ihrer Rückkehr erleichtert den Wiedereinstieg und bewahrt die Vertraulichkeit Ihrer Unterlagen.
TIPPs für Chefs, Selbstständige und diejenigen, die im Urlaub erreichbar sein müssen:
- Verteilen Sie Ihre Aufgaben: Wenn Sie in einer leitenden Position oder selbstständig sind und auch während des Urlaubs erreichbar sein müssen, ist es wichtig, Ihre Aufgaben zu verteilen. Delegieren Sie wichtige Aufgaben an Ihre Mitarbeiter oder Kooperationspartner, damit Sie sich voll und ganz auf Ihren Urlaub konzentrieren können.
- Überprüfen Sie Ihre Handyverträge für die Nutzung im Ausland: Bevor Sie ins Ausland reisen, überprüfen Sie Ihre Handyverträge hinsichtlich der Nutzung im Ausland. Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Roaming-Optionen verfügen oder alternative Kommunikationsmöglichkeiten haben, um auch während des Urlaubs erreichbar zu bleiben.
- Vermeiden Sie öffentliche Hotspots und nutzen Sie gegebenenfalls ein VPN: Öffentliche WLAN-Hotspots können ein Sicherheitsrisiko darstellen. Um Ihre Daten zu schützen, vermeiden Sie die Nutzung solcher Hotspots. Stattdessen können Sie ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) verwenden, um eine sichere Verbindung herzustellen und Ihre Daten zu verschlüsseln.
- Geben Sie Ihrer Vertretung eine „Notfallnummer“: Damit Sie selbst auch mal eine Auszeit haben können, geben Sie Ihrer Vertretung eine „Notfallnummer“. Auf diese Weise können dringende Angelegenheiten direkt an Ihre Vertretung weitergeleitet werden, während Sie sich entspannen und Ihren Urlaub genießen.
- Prüfen Sie rechtzeitig Ihre aktuellen Aufgaben und Aufträge: Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, überprüfen Sie rechtzeitig vor Ihrem Urlaub Ihre aktuellen Aufgaben und Aufträge. Erledigen Sie wichtige Aufgaben vor Ihrem Urlaub oder verschieben Sie sie auf die Zeit vor oder nach Ihrem Urlaub. Dadurch können Sie sicherstellen, dass nichts Wichtiges während Ihrer Abwesenheit liegen bleibt.
Abschließende Gedanken für ALLE:
Denken Sie daran, dass das Jahr 52 Wochen hat und die meisten Dinge problemlos bis nach Ihrem Urlaub warten können. In den meisten Fällen geht die Welt während Ihrer Abwesenheit nicht unter. Nutzen Sie Ihre Urlaubszeit, um abzuschalten und neue Energie zu tanken. Indem Sie einige einfache Datenschutz-Tipps befolgen, können Sie Ihre Urlaubszeit sorgenfrei genießen und erholt ins Büro zurückkehren.
Wir haben für Sie eine kostenlose Checkliste zum Download mit allen genannten Punkten erstellt, die sie gerne an Ihre Mitarbeiter verteilen können. Sie finden diesen „Leitfaden Urlaub“ auf unserer Downloadplattform: https://qs-kornmann.de/download/