Die Dokumentenlenkung ist ein wesentlicher Pfeiler innerhalb von Qualitätsmanagementsystemen und gewährleistet eine konsistente, zeitgemäße und leicht zugängliche Dokumentation in Unternehmen. Dies führt zu einer besseren Kommunikation, erhöht die Transparenz, minimiert Fehler und unterstützt bei der Einhaltung von Vorschriften. Es ist entscheidend, einen klaren Ablauf für die Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Unterlagen festzulegen.
Ebenso wichtig ist eine angemessene Kennzeichnung und Verteilung, die kontrollierte Durchführung von Änderungen an Dokumenten sowie das korrekte Hervorheben oder Entfernen veralteter Unterlagen. Das Etablieren klarer Richtlinien verringert die Komplexität und den Aufwand bei der Umsetzung.
Unsere Tipps:
Unterlagen sollten…
…eine eindeutige Kennzeichnung haben.
…eine möglichst unkomplizierte Kennzeichnung aufweisen.
…Revisionen haben.
…ein Ausgabedatum haben.
…einer Überprüfung und Freigabe unterzogen werden.
In einem späteren Blogbeitrag werden wir noch auf die Art und Weise einer angemessenen Dokumentenlenkung aus Sicht der IT eingehen.
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.