31.01.2022 Frühjahrsputz im Unternehmen
Nachdem der Jahreswechsel stattfand und bei vielen Unternehmen auch ein neues Wirtschaftsjahr begonnen hat, begeben sich die meisten Unternehmen in die Katakomben.
Das Archiv öffnet die Türen und es geht darum Platz für Neues zu schaffen.
Dabei dürfen Sie nicht vergessen: Nicht nur das Archiv in Form von Ordnern muss überprüft und entsprechend entsorgt werden, sondern auch die Daten im Büro bzw. auf dem PC.
In der Regel orientiert man sich bei der Archivierung an der 10 Jahres Vorgabe der GoBD. Bitte beachten Sie dabei die 10+1 Regel – Sie sollten also das 10. Jahr noch aufheben und daher aktuell das Jahr 2011 entsorgen.
Im Arbeitsalltag haben Sie aber durchaus mit kürzeren Fristen zu tun. Es müssen z.B. alle Daten abgesagter Bewerber nach 3 – 6 Monaten vernichtet werden.
Hierzu sollte jedes Unternehmen seine Dokumente in Löschklassen eingeteilt haben. Wenn Sie bei uns Kunde in einer fortlaufenden Betreuung sind, liegt Ihnen ein entsprechendes Löschkonzept vor. Allen anderen helfen wir gerne.
Bitte beachten Sie, dass das ausgewählte Entsorgungsunternehmen nach DIN66399 zugelassen sein muss und Ihnen einen entsprechenden Nachweis vorlegt. Ebenfalls muss für das Vernichten ein AV-Vertrag geschlossen werden, denn eine Vernichtung ist eine Verarbeitung.