19
September
2022

Der Mitarbeiter und die IT

Wenn in einem Unter­nehmen neue Mitar­beiter einge­stellt werden, so ist nicht nur die Perso­nal­ab­teilung, sondern auch die Zusam­men­arbeit mit der IT-​​Abteilung gefragt weiter­lesen

Wenn in einem Unter­nehmen neue Mitar­beiter einge­stellt werden, so ist nicht nur die Perso­nal­ab­teilung, sondern auch die Zusam­men­arbeit mit der IT-​​Abteilung gefragt – zumindest dann, wenn die Mitar­beiter für ihren Arbeits­be­reich IT benötigen.

In früheren Beiträgen haben wir bereits auf die Notwen­digkeit hinge­wiesen, dass alle Mitar­beiter einen eigener Zugang zur IT und eine eigene E-​​Mail-​​Adresse benötigen.  Mit diesem Zugang werden ebenfalls die Rechte und Rollen in der IT bestimmt und es wird festgelegt, auf welche Laufwerke und Software-​​Systeme die jewei­ligen Mitar­beiter Zugriff haben.

Dies sollte nach einem vorab festge­legten Verfahren ablaufen, in einem entspre­chenden Prozess beschrieben sein und berück­sich­tigen, was die entspre­chenden Mitar­beiter benötigen und was nicht (Need-​​to-​​know-​​Grundsatz). 

Wir empfehlen an dieser Stelle immer eine gesamte Dokumen­tation darüber, wann der Mitar­beiter welche Rechte erhalten hat. Dieser Prozess beginnt bei der Einstellung und kann sich über die verschie­denen Phasen der Beschäf­tigung durchaus auch ändern. Wichtig ist, dass Sie als Unter­nehmen nachvoll­ziehen können welche Mitar­beiter auf welche Systeme und in welcher Art und Weise Zugriff hat. Nur so können im Falle einer Kündigung korrekt und schnellst­möglich alle Rechte entzogen werden. 

Jeder Mitar­beiter durch­läuft also 3 Phasen.

  1. Onboarding
  2. Aktive Beschäf­tigung
  3. Offboarding

Unter TIPP:

  • Erstellen Sie sich eine Onboarding Vorlage mit allen wichtigen Infor­ma­tionen zur IT.
  • Füllen Sie diese für die jewei­ligen Personen aus und lassen Sie diese von einer berech­tigten Person unter­schreiben (Chef oder Vorge­setzter)
  • Leiten Sie dieses Dokument an die IT weiter, denn damit erhält die IT klare Anwei­sungen über die entspre­chenden Befug­nisse der Mitar­beiter.
  • Dokumen­tieren Sie laufende Anpas­sungen und Änderungen.
  • Nutzen Sie das Dokument ebenfalls als Check­liste zum Offboarding.
  • Der IT-​​Abteilung raten wir davon ab Aufträge oder Änderungen mündlich anzunehmen, sondern immer nur schriftlich dokumen­tiert und unter­zeichnet durch die Vorge­setzten. Denn eine IT-​​Abteilung verwaltet, die Entschei­dungs­be­fugnis liegt immer in der Geschäfts­führung.

Nutzen Sie gerne unsere Vorlage unter: https://​qs​-kornmann​.de/​d​o​w​n​load/

 

 

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