Immer wieder werden wir von Unternehmer:innen und hier und da auch von unseren Neukunden gefragt: „Wann müssen wir Sie als DSB eigentlich informieren?“
Unsere Antwort ist in der Regel sehr einfach:
Immer dann, wenn sich etwas ändert was mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Unternehmen zu tun hat und zwar im Idealfall in der Phase der Planung. Hier ein paar Beispiele:
- Sie möchten neue Software einführen
- Sie möchten neue Server kaufen oder anmieten
- Sie ziehen um
- Sie ändern Vorgehen im Unternehmen (Prozesse)
- Sie haben Veränderungen beim Personal
- und natürlich auch, wenn Sie sich unsicher sind ob Sie ein Anliegen haben über das Sie Ihren DSB informieren sollten
Nur wenn Sie Ihren DSB bereits aktiv in die Überlegungen und Planungen einbinden, kann im Vorfeld die Sichtweise erörtert und eine Lösung gefunden werden. Dazu gehört auch eine entsprechende Dokumentation und Anpassung Ihrer Dokumentation (VVT).
Diese wird ebenfalls von Ihrem DSB begleitet.
Fazit:
Ihr DSB ist Ihr Ansprechpartner bei allen Themen rund um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
Hierzu erhalten unsere Kunden einmal im Quartal eine Checkliste, welche mit Basisfragen den Datenschutz in Erinnerung ruft und somit vermeidet, dass Veränderungen im Unternehmen untergehen oder ggf. aufwändig nachgearbeitet werden müssen.
Diese Checklisten ersetzen seit Corona einige Termine vor-Ort und dienen aktuell als Ergänzung. Denn auch Termine vor-Ort sind wichtige Bestandteile einer guten Beratung.
Viele sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht
Wir entdecken in Regel immer Punkte, die verbessert werden können – weil wir eben nicht den ganzen Tag im Unternehmen sind und einen neutralen Einblick geben können.
Wir werden in den kommenden Tagen auch wieder unsere vor-Ort-Kundentermine zum Jahresabschluss planen und freuen uns auf den Austausch.
Wenn Sie aktuell einen DSB haben, den Sie nicht erreichen können oder der sich das ganze Jahr nicht meldet, sprechen Sie uns an. Wir sind für sie da!