04.04.2022 Cloud– welche Vorteile bringt das meinem Unternehmen?
Ist es in der Cloud, ist es schon geklaut – an diesen Satz denken sicherlich noch viele wenn es um das Thema geht, Daten in eine Cloud zu legen. Dabei bietet eine Cloud viele Vorteile und erhöht, richtig eingesetzt und sinnvoll konfiguriert, sogar Ihre Datensicherheit.
Aber was ist eigentlich eine Cloud?
Häufig bringt man in Verbindung mit einer Cloud das Symbol einer Wolke. Eine Cloud ist ein Speicherort in einem Rechenzentrum – als keine Wolke, sondern sie existiert ganz real in einem Gebäude und hat einen Besitzer. Dieser Besitzer stellt Ihnen von seinem Speicherplatz einen Teil zur Verfügung. Dafür definieren sie User und Login Daten. Für Ihren Teil des Speicherplatzes bekommen Sie eine eigene Adresse (URL), sodass erstmal nur Sie überhaupt wissen, dass es diese Cloud für Sie gibt.
Bei der Auswahl des Rechenzentrums sollte natürlich darauf geachtet werden, dass die Anforderungen der DSGVO eingehalten werden und das Rechenzentrum Ihren Anforderungen an Sicherheit gerecht wird. In der Regel sind inzwischen alle namenhaften Rechenzentren nach EN-ISO-27001 zertifiziert – Ein Standard der Informationssicherheit.
Mittlerweile gibt es ausreichend deutsche bzw. europäischen Zentren wodurch es möglich ist einen Transfer ausserhalb des EWR und somit ausserhalb der DSGVO zu vermeiden.
Warum sollte man eine Cloud nutzen?
Eine Cloud können Sie für unterschiedliche Zwecke nutzen. Wir z.B. teilen auf unserer Cloud Dokumente mit unseren Kunden und vermeiden somit den Versand von Anhängen in E-Mails. Dies verringert die Auslastung des E-Mail Postfachs und wir reduzieren die Informationen für den Fall, dass eine E-Mail von Dritten abgefangen wird.
In Zeiten des mobilen Arbeitens ist eine Cloud ideal um Dokumente an mehreren Geräten verfügbar zu machen.
In der Praxis haben wir aber auch noch einen weiteren Vorteil: Mit der Cloud stehen allen Beteiligten zum Zugriff die gleichen Daten zu Verfügung. Sicherlich hat jeder schon einmal eine Excel Liste oder einen Brief mit einer weiteren Person bearbeitet und diese Datei per E-Mail hin und her versendet. Dabei kommt immer die Frage auf: „Was ist denn jetzt die aktuelle Version und wo liegt diese? “ Diese Überlegung gehört bei Nutzung einer Cloud der Vergangenheit an, da die aktuelle Version immer in der Cloud verfügbar ist und nicht lokal auf mehreren Rechnern abgespeichert wird.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Sicherheit. Liegen Ihre Daten in der Cloud und Ihr Endgerät wird gestohlen, sind Ihre Daten nicht verloren. Auch spielt ein Defekt von Ihrem Endgerät keine große Rolle mehr, denn Ihre Daten liegen sicher in der Cloud.
Achten Sie aber bitte, wie oben beschrieben, darauf, dass die Cloud auch angemessen und ausgerichtet auf Ihre Bedürfnisse ist –denn z.B. ist ein privates googleDrive ist kein geeigneter Ort für Firmendaten.
Denken Sie bitte daran, wenn es um das Thema Sicherheit geht, gibt es nichts geschenkt. Eine vernünftige Cloud kostet Geld, allerdings gibt es da aktuell schon sehr gute und kostengünstige Angebote. Bei Strato erhalten Sie z.B. 250 GB für 3 Euro/Monat. Sollten Sie sich für eine externe Cloudlösung entscheiden, vergessen Sie nicht mit dem entsprechenden Anbieter einen entsprechenden AV-Vertrag abzuschließen.
Es gibt auch die Alternative eine eigene Cloud zu installieren – dies lässt sich z.B. über eine NAS realisieren. In diesem Fall besitzen Sie die Hardware und ermöglichen über Einstellungen und entsprechende Software den Zugriff über das Internet.
Für uns ergibt sich folgendes Fazit:
- Eine sorgfältig ausgewählte Cloud ist sicher
- Ob gehostet oder selbst verwaltet ist eine persönliche Abwägung
- Die Menge der Anhänge in E-Mails wird reduziert
- Alle berechtigten Personen arbeiten jederzeit mit den gleichen Daten
- Der Zugriff ist flexibel
- Bei Defekt oder Verlust Ihres Endgerätes haben Sie die Daten jederzeit noch in der Cloud gespeichert und können sofort darauf zugreifen
- Eine DSGVO-konforme Umsetzung ist wichtig
Wir hoffen, ein wenig Licht ins Cloud-Dunkel gebracht zu haben. Falls nicht, können Sie uns gerne Ihre Fragen stellen.