In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist die Überwachung der Arbeitszeiten eine zentrale Aufgabe für Geschäftsführer. Diese Pflicht ergibt sich unter anderem aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Doch wie weit darf ein Geschäftsführer tatsächlich gehen, um die Einhaltung der Arbeitszeiten sicherzustellen? Und welche Grenzen setzen der Datenschutz und die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter?
Laut § 43 Abs. 1 des GmbH-Gesetzes (GmbHG) muss ein Geschäftsführer die Sorgfalt eines „ordentlichen Geschäftsmannes“ walten lassen, was auch die Überwachung der Arbeitszeiten einschließt. Hierbei sind Zeiterfassungssysteme ein unverzichtbares Werkzeug. Doch mit der Einführung und Nutzung solcher Systeme gehen Herausforderungen einher, die nicht nur technischer, sondern auch rechtlicher Natur sind.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) setzen klare Grenzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Diese Daten dürfen nur für festgelegte Zwecke und in notwendigem Umfang verarbeitet werden. Ein uneingeschränkter Zugriff auf die Zeiterfassungsdaten durch die Geschäftsführung kann nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter erheblich beeinträchtigen.
Die Praxis zeigt, dass Mitarbeiter oft erst spät erfahren, dass ihre Arbeitszeiten detailliert überwacht werden können. Diese fehlende Kommunikation kann zu einem Vertrauensverlust führen, selbst wenn kein datenschutzrechtlicher Verstoß vorliegt. Die DSGVO fordert Transparenz und Zweckbindung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, weshalb der Zugriff auf diese Daten streng reguliert und auf das notwendige Minimum beschränkt sein sollte.
Eine praktikable Lösung besteht darin, den Zugriff auf Zeiterfassungsdaten auf bestimmte Personen, wie die Personalabteilung oder direkte Vorgesetzte, zu beschränken. Die Geschäftsführung könnte stattdessen nur aggregierte Daten einsehen, die keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiter zulassen. Ein weiteres Mittel, um Vertrauen zu schaffen, ist ein transparentes Kommunikationskonzept, das den Mitarbeitern klar macht, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck und wer Zugriff darauf hat.
In der Praxis haben sich auch Systeme bewährt, die es Mitarbeitern ermöglichen, jederzeit Einblick in ihre erfassten Arbeitszeiten zu nehmen. Dies fördert nicht nur das Vertrauen, sondern gibt den Mitarbeitern auch ein Gefühl der Kontrolle über ihre eigenen Daten.
Fazit:
Die Überwachung der Arbeitszeiten ist eine vielschichtige Aufgabe, die weit über das bloße Erfassen von An– und Abwesenheitszeiten hinausgeht. Ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Daten ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch im Interesse eines harmonischen Arbeitsumfeldes. Geschäftsführer müssen ihre Kontrollpflichten sorgfältig ausüben, ohne das Vertrauen ihrer Mitarbeiter zu gefährden oder gegen Datenschutzbestimmungen zu verstoßen.
Unsere Empfehlung:
- Transparenz fördern: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter genau wissen, welche Daten erfasst werden und wer darauf Zugriff hat.
- Datenminimierung beachten: Beschränken Sie den Zugriff auf Zeiterfassungsdaten auf das notwendige Minimum.
- Vertrauen aufbauen: Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, der Geschäftsführung nur aggregierte Daten zur Verfügung zu stellen.
- Regelmäßige Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig über ihre Rechte und den Umgang mit ihren Daten, um Missverständnisse und Vertrauensverluste zu vermeiden.