08
August
2022

Backup vs. Archivierung

Diese 2 Begriffe werden oft vermischt und leider auch häufig falsch inter­pre­tiert.

28.02.2022    Backup vs. Archi­vierung.

Diese 2 Begriffe werden oft vermischt und leider auch häufig falsch inter­pre­tiert. 

Aus der Sicht eines Mitar­beiters ist ein Backup eine Daten­si­cherung, also eine Sicherung aller Daten. Wer hat nicht schon einmal aus Versehen eine Datei gelöscht und panisch in der IT –Abteilung angerufen?  Der hoch gefeierte Mitar­beiter konnte dann innerhalb weniger Minuten diese verloren geglaubte Infor­mation wieder „herbei­zaubern“.  

In der Regel zielen aber Backup-​​Systeme darauf aus, die Daten und Programme im Falle eines Defektes wieder schnell ins Laufen zu bekommen. Da es im Falle eines Defekts darauf ankommt, schnell die aktuellsten Daten wieder verwenden zu können, speichert man in einem Backup in der Regel keine Daten, die älter als 8 Wochen sind. 

Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssten die letzen 8 Wochen in Ihrem System nachar­beiten. Um Ihnen dies einfach zu erklären, stellen wir uns ein Beispiel anhand eines Ordners vor: 

Ihre IT-​​Abteilung hat 8 Ordner (= 8 Wochen). Für jede Woche wird der Inhalt des Servers in einen Ordner gelegt– Ordner 1 bis 8. 

In Woche 9 beginnt man von vorne, nimmt Ordner 1, löscht den Inhalt und legt dort den Inhalt aus Woche 9 rein. In Woche 10 wird Ordner 2 neu bestückt, in Woche 11 Ordner 3 usw…

Das ist ein super System und funktio­niert gut wenn Sie heute eine Datei löschen und Ihre IT-​​Abteilung diese wieder aus dem Ordner heraus­holen kann.

Aber was passiert wenn Sie in Woche 2 eine Datei löschen und es erst in der Woche 11 bemerken? Richtig, Sie ist nicht mehr vorhanden. Diese Datei ist nicht mehr Teil der Ordner, da Sie in unserem Beispiel regel­mäßig den Inhalt austau­schen.

Aus diesem Grund ist ein solches Backup­konzept nicht geeignet die Verfüg­barkeit von Daten sicher­zu­stellen und es ist auch nicht geeignet, die Anfor­de­rungen aus der GoBD (Grund­sätze zur ordnungs­mä­ßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elektro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff) zu erfüllen. Als Faust­regel gilt: Firmen­re­le­vante Infor­ma­tionen  müssen für einen Zeitraum von 7 – 10 Jahren vor Verlust geschützt sein.

Genau dies verlangt in der Regel ein anderes Konzept als oben beschrieben.  Sie müssen daher archi­vieren. Wie Sie das tun, ist Ihnen überlassen. Es gibt entspre­chende Software Dokumenten Management Systeme, welche mit allen Daten gefüllt werden, es gibt Backup­kon­zepte, welche die Archi­vierung entspre­chend sicher­stellen (in der Regel Bandsi­che­rungen mit Wochen-​​, Monats– und Jahres­bändern) und es gibt die Möglichkeit Daten, also Infor­ma­tionen auf Datei­ebene, wie PDF, WORD, EXCEL, parallel zum oben beschrie­benen Backup­konzept in eine NAS zu kopieren, die Ihnen die Möglichkeit einer Archi­vierung bietet.

Für was auch immer Sie sich entscheiden, bitte beachten Sie folgende Tipps:

  • Prüfen Sie Ihr aktuelles Backup­konzept
  • Definieren Sie welche Daten aufbe­wahrt werden müssen und sollen
  • Arbeiten Sie eine Archiv­lösung aus
  • Da die Verar­beitung digitaler und Papier weniger wird, setzen Sie sich bitte mit dem Thema ausein­ander.

Für weitere Tipps zur Umsetzung empfehlen wir Ihnen gerne unserem Partner ServeCom

 

 

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